Biuletyn Informacji Publicznej
Instytut Ochrony Roślin - Państwowy Instytut Badawczy w Poznaniu

Wybór firmy audytorskiej do badania sprawozdań finansowych Instytutu Ochrony Roślin- Państwowego Instytutu Badawczego

Szanowni Państwo,

w związku z realizacją przepisów art. 66 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, z późn. zm.) dotyczących obowiązku dokonywania, przez organ zatwierdzający sprawozdania finansowe jednostek, wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania tych sprawozdań – Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi informuje, co następuje:

1. ogłoszenie o badaniu sprawozdania finansowego instytutu powinno zostać zamieszczone na stronie internetowej podmiotowej jednostki lub zostać wysłane w formie zapytania ofertowego pocztą elektroniczną do co najmniej 5 firm audytorskich. Kierownik jednostki jest zobowiązany poinformować Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi o sposobie przeprowadzenia postępowania ofertowego oraz załączyć stosowne dokumenty do pisma przekazującego oferty (np. zapytania ofertowe, ogłoszenie);
2. oferty na przeprowadzenia badania sprawozdań finansowych, przygotowane z uwzględnieniem art. 66 ust. 5, należy przesyłać w zamkniętych kopertach.
   Proponuje się, aby oferenci zamieszczali na kopertach adnotację ,,Nie otwierać. Oferta na badanie sprawozdania finansowego” – w celu uniknięcia przypadkowego otwarcia ofert w Instytucie lub kancelarii Ministerstwa. Oferty przesłane do Ministerstwa w naruszonych kopertach oraz takie, które wpłynęły po określonym przez jednostkę terminie składania ofert – zostaną odesłane do Instytutu. Na kopercie z ofertą proponuje się zamieścić poświadczenie daty wpływu. W przypadku przesłania ofert, na których nie będzie takiego poświadczenia – zostanie to uznane za tożsame z oświadczeniem Instytutu, że oferty te wpłynęły w terminie składania ofert wyznaczonym przez Jednostkę;
3. rozpatrywane będą tylko te oferty, do których załączone zostaną przede wszystkim następujące dokumenty i informacje, które należy również wskazać w ogłoszeniu:
   1. informacja o formie prowadzonej działalności,
   2. informacja o wpisie firmy na listę firm audytorskich,
   3. oświadczenie firmy audytorskiej i członków zespołu wykonującego badanie o spełnieniu ustawowo określonych warunków do wyrażenia bezstronnej i niezależnej opinii o badanym sprawozdaniu finansowym,
   4. informacja o dotychczasowym doświadczeniu oferenta w badaniu sprawozdań finansowych państwowych osób prawnych w okresie ostatnich 5 lat,
   5. informacja o zagwarantowaniu wyznaczenia do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego biegłego rewidenta, który posiada wiedzę z zakresu rozliczania środków publicznych,
   6. zobowiązanie firmy audytorskiej do zawarcia umowy na badanie sprawozdania finansowego w terminie i na warunkach zaproponowanych przez Instytut;
4. oświadczenia i informacje powinny być podpisane przez te osoby, które są uprawnione do występowania w imieniu firmy (np. w przypadku spółki – przez osoby wymienione w Dziale 2 Krajowego Rejestru Sądowego). W przypadku, gdy oferta jest podpisana przez inne osoby niż upoważnione do reprezentowania oferenta, wymagane jest załączenie pełnomocnictwa;
5. umowa o badanie sprawozdania finansowego powinna zostać zawarta pomiędzy firmą audytorską a jednostką na okres nie krótszy niż dwa lata z możliwością przedłużenia. W trakcie obowiązywania umowy, Kierownik jednostki może wystąpić do Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z wnioskiem o wyrażenie zgody na przedłużenie przedmiotowej umowy wraz z oświadczeniem o spełnieniu zasad uczciwej konkurencyjności między firmami audytorskimi;
6. w umowie zawieranej z firmą audytorską:
   1. termin zakończenia badania za dany rok - jeśli nie zostały wskazane powszechnie obowiązującymi przepisami prawa inne terminy wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań – należy określić tak, by Instytut mógł przesłać do Ministerstwa dokumenty niezbędne do zatwierdzenia sprawozdania nie później niż do 30 kwietnia roku następnego, w celu umożliwienia terminowego wywiązania się Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi, jako organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe nadzorowanego instytutu, z obowiązku nałożonego przepisami art. 53 ust. 1 ww. ustawy o rachunkowości,
   2. proponuje się zamieścić odpowiednie zapisy dotyczące:
      • zasad obniżania wynagrodzenia za badanie sprawozdania finansowego w przypadku stwierdzenia błędów, np. przez Ministerstwo w przekazanej dokumentacji dotyczącej tego badania,
      • płatności i okresu obowiązywania umowy, np. celowe byłoby aby umowa obowiązywała do zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez Ministra, zaś ostatnia rata płatności była uiszczana po zatwierdzeniu tego sprawozdani (z uwagi na nadal zdarzające się błędy w przesyłanej dokumentacji).

Ponadto Ministerstwo:

• przypomina aby wnioski w sprawie podziału zysku oraz propozycje zapisu w tej kwestii przedstawiane w ,,Dodatkowych informacjach i objaśnieniach” odpowiadały zapisom art. 19 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2022 r. poz. 498),
• prosi o przesłanie informacji o wykazanych w Rachunku zysków i strat w poz. A ,,Przychody netto ze sprzedaży produktów i zrównane z nimi” oraz w poz. D ,,Pozostałe przychody operacyjne”, dotacji budżetowych, udzielonych wyłącznie w trybie przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634, z późn. zm.), tj. dotacji celowych, dotacji przedmiotowych oraz subwencji i dotacji otrzymanych na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2023 r. poz. 742).

Oferty wraz z podaną ceną netto i brutto za wykonanie usługi prosimy przesyłać w terminie do 16 sierpnia 2023 roku na adres Instytutu Ochrony Roślin w zamkniętych kopertach z dopiskiem „nie otwierać” dla Główny Księgowy mgr Piotr Falger.